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Projektportfoliomanagement mit CPM und SharePoint

 

Projektportfoliomanagement (PPM) ist der kontinuierliche Prozess der übergeordneten Identifikation, Sammlung, Priorisierung, Auswahl, Freigabe, Steuerung und Überwachung aller Projekte. Dieser Prozess hat das Ziel zu jeder Zeit einen Mix an Programmen bzw. Projekten zu initiieren, zu unterhalten und abzuschließen, der unter Beachtung der verfügbaren Ressourcen die übergeordneten Unternehmensstrategie am effektivsten unterstützt.

  • Identifikation und Priorisierung von Projekten
  • Kreieren einer Projektlandschaft auf Basis von Unternehmenszielen
  • Initiierung, Planung und Steuerung von Projekten in einem Werkzeug
 

Bewerten und Priorisieren von Projekten

Da sich Prioritäten, Ziele und verfügbare Ressourcen über die Zeit ändern, endet das Portfoliomanagement nicht, sondern unterliegt Lebenszyklen und ist eine dauerhafte und übergreifende Führungsaufgabe.

 

Ein Portfoliomanagement hat also die Aufgabe, Projekte zu definieren bzw. vorgeschlagene Projekte zu beurteilen, inwieweit sie der übergeordneten Zielsetzungen ihrer Organisation dienen. Für die Beurteilung von Projektenvorschlägen mit dem Ziel, die richtigen Projekte zu finden und auszuwählen, benötigt das Projektportfoliomanagement ein Set an wesentlichen Eigenschaften, die als Kriterien zur Bewertung einzelner Projektvorschläge herangezogen werden können. Anhand einer solchen Bewertung kann die Bewilligung, Priorisierung, Zurückstellung oder Ablehnung von Projekten erfolgen.

 

Unternehmensstrategie als Basis zur Projektauswahl für ein Multiprojektmanagement

Welche Kriterien für die Bewertung von Projekten herangezogen werden, lässt sich kaum für jede Organisation und alle Projekte dauerhaft verallgemeinern. Es gibt hier unterschiedlichste Ansätze, es können wirtschaftliche Kriterien bewertet werden (wie Beiträge zu Umsatz, EBIT, Cashflow o.ä.) oder ein strategischer Nutzen (wie neue oder verbesserte Produkte, neue Märkte oder Kundengruppen) oder auch operative Ziele (effizientere Prozesse, geringere Risiken, geringere Fehlerquote o.ä.). Es empfiehlt sich hier eher eine pragmatische Herangehensweise, die mit möglichst wenigen Kriterien eine scharfe Abgrenzung zwischen Projekten erreicht, als eine Vielzahl von Kriterien.

 

Projektlandschaft aufbauen - Identifikation, Sammlung, Priorisierung, Auswahl und Freigabe mit CPM

Zunächst ist also ein Werkzeug hilfreich, das den Prozess unterstützt:

  • Projektanträge zu sammeln,
  • Projektanträge nach verschiedenen Kriterien zu bewerten, zu vergleichen und zu priorisieren,
  • Projektanträge auszuwählen und freizugeben.

 

Die Multiprojektmanagement-Umgebung CPM unterstützt den Lebenszyklus von der Idee über den Antrag bis zum Management des einzelnen Vorhabens. CPM stellt einen Workflow bereit, der zunächst die Formulierung von Projektanträgen unterstützt und er verfügt über eine Portfolio-Übersicht, die einen Überblick über die eingereichten Projektanträge ermöglicht. Bevor überhaupt ein Projektraum erstellt wird, müssen diese Projektanträge bewertet und genehmigt werden.

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Flexible Parameter für die Bewertung von Projekten definieren

projekt anlegenMittels vorher definierten Parametern, wie Zeitrahmen, Budget und Kapazitäten wird das eingereichte Projekt bewertet. Über die Flexibilität des darunterliegenden SharePoint ist es einfach möglich, neben den verfügbaren auch eigene Parameter hinzuzufügen. Auf diese Weise können beliebige Kriterien zur Bewertung herangezogen werden, die sich im Zeitverlauf auch ändern können. Merkmale, die zur Bewertung in diesem Jahr entscheidend sind, könnten im Folgejahr durch ein anderes Set an Parametern ersetzt werden.

 

 

 

 

 

Excel-Export zur Auswertung und grafischen Aufbereitung der Projektlandschaft

Für ad-hoc Auswertungen kann daneben der Excel-Export über die Portfolio-Übersicht genutzt werden um weitere Auswertungen zu erzeugen auch z.B. in Form grafisch aufbereiteter Diagramme oder Pivot-Tabellen zur Entscheidungsunterstützung. Da eine SharePoint-Liste und die verwendete Excel-Datei auch dauerhaft dynamisch miteinander verbunden werden können, muss eine solche Aufbereitung in Excel auch nur einmal aufgebaut werden. Die Excel-Datei kann bei Veränderungen im Datenbestand der Projekteliste durch einfaches Aktualisieren der Quelldaten immer wiederverwendet werden. Damit werden die Vorteile einer zentralen Datenhaltung mit der Flexibilität von Excel verbunden!

 

Flexibilität von SharePoint für eine individuelle Projektplanung nutzen

Welche Parameter für die Bewertung von Projektanträgen sinnvoll sind, ist erfahrungsgemäß sehr unterschiedlich. Beispiele für Parameter sind:

  • notwendigen Budgets je Zeitraum 
  • Ressourcenmanagement im Sinne von Personalkapazitäten in einer Periode
  • Anzahl der in einer Zeitscheibe, z.B. einem Quartal, startender Vorhaben
  • der Beitrag zu einem bestimmten Unternehmensziel der aktuellen Periode o.ä.

 

Hier ist es sehr hilfreich, dass SharePoint-Listen als Speicher dieser Informationen ohne größeren Aufwand erweiterbar sind, um eben diese individuellen qualitativen oder quantitativen Parameter aufzunehmen. Dazu sind lediglich grundlegende Kenntnisse in der Funktionsweise von Listen und dem Aufbau von Views im SharePoint notwendig und die entsprechenden Rechte, Listen und Ansichten zu manipulieren. Je nach eingesetzter SharePoint-Edition können die oben genannten Excel-Auswertungen sogar direkt und dynamisch als Webpart (Excel Web Access Webpart) unmittelbar in die Seiten integriert werden. Damit kann praktisch jede individuelle Auswertung und Entscheidungshilfe als Dashboard eingebunden werden.

 

Die Projekte auch im weiteren Projektverlauf immer im Blick

Die Portfolioübersicht wird auch nach Start der genehmigten Projekte kontinuierlich aus den einzelnen Projekträumen heraus aktualisiert und bietet eine Übersicht auf die wesentlichen Parameter laufender Vorhaben (Budget, Laufzeit, Qualität, Kosten, Ressourcenverbrauch).

 

projektportfolio ampeln

 

Die projektübergreifende Zeitplanung ermöglicht einen konsolidierten Überblick über den zeitlichen Verlauf des gesamten Portfolios hinweg. Über die Änderung wesentlicher Parameter (z.B. eines genehmigten Endtermins eines ganzen Projektes) werden die Portfoliomanager, die die Projekte genehmigt haben, auch aktiv informiert und können Portfolioverschiebungen aktiv steuern – bis hin zum Aussetzen oder Stoppen ganzer Vorhaben.