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Meetingmangement mit CPM und SharePoint

 

Das Meetingmanagement ermöglicht Ihnen Ihre Projektmeetings zu organisieren und Aufzeichnungen der Projektmeetings zu verwalten. CPM nutzt dafür als Basis die von SharePoint angebotene Kalenderfunktion. Im Rahmen der Durchführung der Meetings können direkt aus dem Termin heraus ToDos, Probleme, Änderungen, Informationen und Beschlüsse erfasst sowie Dokumente hochgeladen werden, welche z. B. dem Meeting als Agenda dienen oder das Protokoll darstellen. Alle Meetings sind auf diese Weise einfach nachzuhalten und die Informationen per Mausklick verfügbar. So gestalten Sie Ihre Meetings effizient, nachvollziehbar und produktiv.

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Mit dem SharePoint Kalender Meetings organisieren und nachhalten

Sie können sowohl in der Kalenderansicht der MyCPM-Seite als auch im Kalender des Meetingmanagements neue Einträge erstellen. Im Kalender sind bereits die Fälligkeiten von Arbeitspaketen, ToDos, Problemen, und Änderungen in unterschiedlichen Farben eingetragen.

 

Nahtlose Integration in Outlook

Outlook kalenderDie Funktionalitäten sind ähnlich dem Outlook-Kalender. Sie definieren Austragungsort, eine Anfangs- und Endzeit, beziehungsweise ein ganztätiges/mehrtägiges Ereignis und beschreiben ggf. die Inhalte des Meetings. Die eingeladenen Personen können per E-Mail über den Termin informiert werden. Auch firmenexterne, aber projektrelevante Personen können Sie einladen. Sobald Sie Ihre Eingaben mit dem Speichern abschließen, erscheint der Termin sowohl im Kalender als auch in der Terminübersicht auf der Startseite des Einzelprojektes sowie in Form einer Outlook Termineinladung im Posteingang.

 

Meetings effizient nachhalten

BeschlüsseProtokollieren Sie Ihre Entschlüsse bereits während des Meetings. Die gesamte Dokumentation des Meetings als auch die aus dem Meeting entstandenen Entscheidungen und Beschlüsse, können direkt dokumentiert und an entsprechende Mitarbeiter als Aufgabe zugewiesen werden. Für eine lückenlose Dokumentation werden alle aus dem Termin heraus angelegten Dokumentationsbestandteile (ToDos, Probleme, Änderungen, Informationen, Beschlüsse und Dokumente) automatisch mit dem Meeting verknüpft. Sie erhöhen so die Nachverfolgbarkeit und erleichtern die Arbeit aller Projektmitarbeiter, indem die Aufgaben und der dazugehörige Status direkt in SharePoint oder Outlook einsehbar sind.