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Projektmanagementsystem auf Basis von SharePoint

 

Projekte erfolgreich zu managen, bedeutet neben einer detaillierten Projektplanung auch die Steuerung, Durchführung und schlussendlich das Controlling von Projekten. Dabei ist es unabdingbar, die Übersicht über ein oder auch mehrere parallele Projekte zu behalten, um frühzeitig auf Abweichungen vom Projektplan (Zeit, Aufwand, Budget, Qualität) reagieren zu können. Auch die Zusammenarbeit und Kommunikation sowohl in den einzelnen Projektteams als auch projektübergreifend bedarf einer strukturierten Herangehensweise.

  • Projekte initiieren
  • Projekte planen
  • Projekte steuern und umsetzen
  • Projektcontrolling
 

Projekte direkt im Browser anlegen und genehmigen

Ihre Projektidee halten Sie am besten gleich im CPM fest. Hier können Sie Anträge stellen, verwalten, Genehmigungen einholen und anschließend die genehmigten Projekte direkt planen. Da jedes Projekt individuell ist, lassen sich die Kopfdaten der Projektanträge flexibel definieren. Somit ermöglicht ein automatischer Freigabeworkflow eine effiziente Steuerung des Projektportfolios.


Bei der Arbeit mit vielen wiederkehrenden Projekten, stehen gespeicherte Projektvorlagen für einen Schnellstart zur Verfügung. So können Sie schnell auf die inhaltliche Grobstruktur wie Arbeitspakete, Meilensteine, Teilprojekte und Dokumente wie Berichtsvorlagen zurückgreifen. 

 

Projekte übersichtlich planen

Planen Sie Ihre Projekte webbasiert mit den bewährten Struktur- und Zeitplänen, wie beispielsweise dem übersichtlichen Projektstrukturplan oder dem interaktiven Gantt-Diagramm, auf einer intuitiven Arbeitsoberfläche. Erstellen Sie Meilensteine, Arbeitspakete und definieren Sie Budgets, Zuständigkeiten und viele weitere Aspekte Ihrer Projekte. Die Möglichkeit Projektabläufe zu simulieren und anschließend die Pläne per Knopfdruck zu aktualisieren, erhöht die Qualität Ihrer Projektplanung. Für die Planung stehen im Gantt-Diagramm drei verschiedene Ansichten zur Verfügung. Nach dem aktuell freigegebenen Plan arbeiten alle Projektmitarbeiter. Der Planungsmodus gibt die Möglichkeit den Projektplan zu modifizieren ohne direkt den aktuellen Plan zu verändern. Durch die Veröffentlichung dieser Ansicht wird er zum aktuellen Projektplan. Die dritte Ansicht enthält den ursprünglichen Plan, auf den das Projekt auch zurückgesetzt werden kann. Somit können Änderungen und Anpassungen während der Projektlaufzeit einfach vorgenommen werden. Hilfreiche Informationen, beispielsweise über kritische Pfade, unterstützen zusätzlich die optimale Projektplanung. Besonders wichtig ist die Zusammenarbeit in den Projekten. Diese ist bereits während der Planungsphase möglich, indem Planungsverantwortung auf Teilprojektleiter verteilt werden kann, die die Planung für ihnen zugewiesene Teilprojekte übernehmen können.

 

Projekte steuern und Übersicht behalten

Eine Multiprojekt-Übersicht ermöglicht eine schnelle Orientierung über die vorhandenen Projekte im System. Zentrale Zielparameter, wie Statusampeln, Budgets oder Termine, werden hier konsolidiert dargestellt und die Projektressourcen zentral verwaltet und gepflegt. Durch die Einbindung von Outlook können Projektmeetings im System schnell erstellt, kommuniziert und dokumentiert werden. Bei Büdgetüberschreitungen oder überfälligen Aufgaben, erhält der Projektleiter vom System automatische Erinnerungen.

 

Projekt Controlling

Projektrisiken lassen sich gut vorbeugen und Projekterfolge absichern, indem im QUAM ein Risikomanagement zur Verfügung steht. Hierfür können Risikokategorien, Eintrittswahrscheinlichkeiten sowie Schadensausmaß festgelegt und zur Risikovermeidung Reaktionsszenarien formuliert werden. Diese lassen sich mit Projektaufgaben verknüpfen, damit im Notfall jeder Projektteilnehmer sofort handeln kann. Die Steuerung und Überwachung der Risiken erfolgt durch grafische Übersichten, Listen und Diagramme. Die Ergebnisdokumentation ist direkt im System möglich, indem den Projektaufgaben oder Phasen Dokumente angehängt und zugeordnet werden. Das Zeiterfassungsmodul ermöglicht ein effizientes Aufwandscontrolling zur Projektabsicherung. Zur Unterstützung der Projektkontrolle können Projektberichte, wie Status-, Projektabschluss- oder Projektfinanzberichte auf Knopfdruck aus den Systemdaten erzeugt werden. 

 

MySite - Die individuelle Portalseite in SharePoint

Die MySite ist eine personalisierte Portalseite im System, diese stellt alle für einen Anwender relevanten Informationen zur Verfügung. So erhalten alle Projektbeteiligten einen Gesamtüberblick über Ihre Projekte, Aufgaben, offene Termine, Verantwortlichkeiten, Arbeitspakete oder auch Dokumente, für die Sie verantwortlich sind. Eine praktische Benachrichtigungsfunktion via E-Mail, informiert die Projektmitglieder über neue Termine oder Vorgänge in den einzelnen Projekten. In den Kalenderansichten erscheinen die für Sie relevanten Termine. Hier ist auch die projektbezogene Aufgabenplanung und Terminverwaltung möglich.